구글 드라이브의 **공유 드라이브(Shared Drive)**는 팀이나 조직에서 파일을 공동으로 저장하고 관리할 수 있도록 설계된 기능입니다. 이를 통해 파일 소유권이 개인 계정이 아닌 팀 또는 조직에 귀속되며, 효율적인 협업이 가능합니다. 아래에서 공유 드라이브를 사용하는 방법을 단계별로 안내드립니다.
1. 공유 드라이브 사용 조건
① Google Workspace 필요
- 공유 드라이브는 Google Workspace 계정(예: 회사, 학교 계정)에서만 사용할 수 있습니다.
- 개인 Gmail 계정에서는 공유 드라이브를 사용할 수 없습니다.
② 관리자 설정
- Google Workspace 관리자가 공유 드라이브 사용 권한을 활성화해야 사용할 수 있습니다.
2. 공유 드라이브 생성 방법
- 구글 드라이브 접속
- Google 드라이브에 로그인합니다.
- 공유 드라이브로 이동
- 좌측 메뉴에서 **‘공유 드라이브(Shared Drive)’**를 클릭합니다.
- 새 공유 드라이브 생성
- 상단의 ‘+ 새 공유 드라이브’ 버튼을 클릭합니다.
- 드라이브 이름을 입력하고 **‘만들기’**를 선택합니다.
3. 공유 드라이브에 멤버 추가
- 멤버 초대
- 생성된 공유 드라이브를 열고 상단의 ‘멤버 추가’ 버튼(사람 아이콘)을 클릭합니다.
- 추가할 멤버의 이메일 주소를 입력합니다.
- 권한 설정
- 멤버별로 권한을 설정합니다:
- 관리자: 드라이브 및 콘텐츠 관리.
- 콘텐츠 관리자: 파일 추가, 삭제, 수정.
- 기여자: 파일 추가 및 수정 가능, 삭제 불가.
- 댓글 작성자: 파일에 댓글만 작성 가능.
- 보기 사용자: 파일 읽기만 가능.
- 멤버별로 권한을 설정합니다:
- 초대 보내기
- 초대를 보낸 뒤 멤버가 수락하면 해당 공유 드라이브에 접근할 수 있습니다.
4. 공유 드라이브 사용 및 관리
① 파일 및 폴더 추가
- 파일 업로드:
- 공유 드라이브 내부에서 ‘+ 새로 만들기’ → 파일 업로드를 클릭하여 파일을 추가합니다.
- 폴더 업로드:
- 폴더 전체를 드래그하여 업로드하거나, ‘+ 새로 만들기’ → 폴더 업로드를 선택합니다.
② 파일 및 폴더 공유
- 공유 드라이브의 파일이나 폴더를 개별적으로 외부와 공유하려면:
- 파일 또는 폴더를 우클릭 → **‘공유’**를 선택합니다.
- 이메일 주소를 입력하거나 링크를 생성해 공유합니다.
③ 파일 소유권
- 공유 드라이브의 파일 소유권은 개인이 아닌 공유 드라이브에 있습니다.
- 멤버가 팀을 떠나더라도 파일은 삭제되지 않습니다.
5. 공유 드라이브 설정 관리
① 공유 드라이브 설정 변경
- 관리자 권한이 있는 경우, 공유 드라이브 설정을 변경할 수 있습니다:
- 공유 드라이브 이름 옆 ‘톱니바퀴 아이콘(설정)’ 클릭.
- 멤버 권한, 외부 공유 허용 여부, 파일 다운로드 제한 등을 설정합니다.
② 사용량 확인
- 공유 드라이브의 저장 용량은 Google Workspace 계정의 용량에 따라 달라집니다.
- 좌측 하단에서 사용 중인 용량을 확인할 수 있습니다.
6. 공유 드라이브 사용 시 주의사항
- 외부 사용자 초대
- 조직 외부 사용자를 공유 드라이브에 초대하려면, 관리자가 외부 공유 허용 설정을 활성화해야 합니다.
- 삭제된 파일 복구
- 공유 드라이브에서 삭제된 파일은 30일간 휴지통에 보관됩니다.
- 관리자가 휴지통에서 복구할 수 있습니다.
- 파일 소유권 이동 불가
- 개인 Google 드라이브에서 공유 드라이브로 파일을 옮기면, 소유권이 공유 드라이브로 변경됩니다.
7. FAQ
Q1. 개인 Gmail 계정으로 공유 드라이브를 사용할 수 있나요?
A. 아니요. 공유 드라이브는 Google Workspace 계정에서만 사용할 수 있습니다.
Q2. 공유 드라이브의 파일을 외부 사람과 공유할 수 있나요?
A. 가능합니다. 단, 관리자가 외부 공유를 허용해야 하며, 개별 파일 또는 폴더를 링크로 공유할 수 있습니다.
Q3. 공유 드라이브의 용량은 얼마인가요?
A. 용량은 Google Workspace 플랜에 따라 다릅니다. 기본 플랜은 사용자당 30GB이며, 더 큰 용량은 요금제 업그레이드로 확장 가능합니다.
8. 마무리
구글 드라이브의 공유 드라이브는 팀과의 효율적인 협업을 위해 매우 유용한 도구입니다. 위의 가이드를 참고하여 공유 드라이브를 설정하고 파일을 안전하게 관리하세요.